Шта је књиговодство? Водич за власнике малих предузећа

Један од првих изазова са којима се нови власници предузећа суочавају је управљање књиговодством свог предузећа. Не само да је потребно солидно књиговодство за подношење пореских пријава сваке године, већ је такође неопходно имати финансијске информације које су вам потребне за доношење исправних пословних одлука.

Чак и са овим инхерентним знањем о важности књиговодства, многи власници предузећа су и даље збуњени. Шта је, заправо, књиговодство? Која је разлика између књиговодства и рачуноводства? Шта улази у књиговодство и шта треба да очекујете од свог књиговође?

Књиговодствена дефиниција

Књиговодство је широко дефинисано као евидентирање финансијских трансакција за посао. То је део целокупног рачуноводственог процеса предузећа. Књиговодство се може обављати често дневно или ретко једном годишње.

Модерно књиговодство је формално успостављено крајем 15. века када је италијански математичар и фрањевачки монах Лука Пациоли описао двојно књиговодство у својој књизи Преглед аритметике, геометрије, односа и пропорција.

Тако је: „Модерно“ књиговодство је старо преко 500 година. И док се основе рачуноводства нису промениле више од 500 година, пракса књиговодства је. Књиговодство се некада обављало ручно користећи стварне књиге зване часописи и књиге. Пошто је књиговодство засновано на рачуноводству са двоструким уносом, трансакције су морале да се евидентирају на два одвојена места (дневник и књига). Књиге су тада морале да се балансирају сваког месеца – познато као пробни биланс – пре него што су финансијски извештаји могли да се припреме.

Другим речима, књиговодство за посао је био посао са пуним радним временом.

Појава компјутеризованог рачуноводственог софтвера значајно је умањила заморно вођење књиговодства. Технологије као што су оптичко препознавање знакова (ОЦР) и банковни фидови су недостајали да у потпуности аутоматизују традиционални процес књиговодства. Унос података сада може да се деси чим снимите фотографију рачуна помоћу паметног телефона. А помирења се догађају скоро у реалном времену кроз свакодневно одржавање фида банке, што чини процес затварања на крају месеца брзим. Сада један књиговођа може да води књиговодство за неколико предузећа за мање од осам сати дневно.

Назад на врх

Рачуноводство вс. књиговодство

Многи људи користе термине књиговодство и рачуноводство наизменично. Иако многи књиговође данас испуњавају неке традиционалне рачуноводствене улоге – попут консултовања клијената о њиховим финансијама – постоји разлика између књиговодства и рачуноводства.

Књиговодство се у великој мери бави вођењем евиденције и управљањем подацима. Књиговодиоци се старају да су информације у књигама тачне и да се књиге усаглашавају сваког месеца. У суштини, они завршавају први корак у рачуноводственом процесу.

Рачуновође, с друге стране, користе информације које дају књиговође да сумирају финансијски положај предузећа и дају финансијске савете власнику предузећа. Многи рачуновође такође припремају пореске пријаве, независне ревизије и сертификоване финансијске извештаје за зајмодавце, потенцијалне купце и инвеститоре.

Рачуновође обично имају најмање диплому рачуноводства, а многи постају сертификовани јавни рачуновође (ЦПА) или сертификовани менаџери рачуновође (ЦМАс).) Књиговодитељи такође могу имати дипломе из рачуноводства, али већина има или техничке сертификате или искуство на послу.

Назад на врх

Књиговодствени термини

Књиговодство има свој језик, а књиговође и рачуновође понекад заборављају да власници предузећа можда не говоре течно. Следе неки уобичајени рачуноводствени термини са којима ћете се сусрести када водите књиговодство или радите са књиговођом или рачуновођом. Ово никако није свеобухватан речник, већ брзи почетник:

  • Рачуноводствена једначина: Рачуноводствена једначина је кључна формула која одржава ваше књиге у равнотежи. Та једначина је Имовина = Обавезе + Власнички капитал. Можете да видите рачуноводствену једначину у акцији у билансу стања вашег предузећа.

  • Средства: Оно што ваше предузеће поседује. Имовина укључује готовину, зграде, возила, патенте и отворене фактуре које доспевају од купаца (потраживања), само да споменемо неке.

  • Обавезе: Оно што ваше предузеће дугује. Обавезе укључују стања на кредитним картицама, дугове према добављачима (плативе рачуне), стања кредита и пореске обавезе које још нису плаћене.

  • Капитал: Оно што се дугује власнику или акционарима предузећа. Власнички капитал укључује новац који је уплатио власник (доприноси), новац који је власник зарадио, али није узео од пословања (задржана зарада) и друге врсте доприноса као што су издате акције.

  • Главна књига: Главна књига се састоји од имовине, обавеза, капитала, прихода и расхода. Ових пет типова рачуна чине књиге за ваше пословање.

  • Контни план: Листа категорија које користите за класификацију трансакција вашег предузећа. Замислите контни план као неку врсту система архивирања трансакција вашег предузећа.

  • Задужења и кредити: Свака књиговодствена трансакција има две стране (запамтите, то се зове рачуноводство двоструког уноса). Једна страна трансакције је дебитна, а друга кредитна страна. Средства и расходи се увећавају за задужења а умањују за кредите. Приходи, капитал и обавезе се увећавају за кредите а умањују за задужења.

  • Обрачунска и готовинска основа: Рачуноводство на основи обрачуна признаје приходе и расходе када су настали. Рачуноводство на готовинској основи признаје приходе када је уплата примљена и расходе када се плаћање изврши. Наш обрачун у односу на. Водич за рачуноводство на готовинској основи може да пружи више детаља.

  • Помирење: Процес верификације стања на одређеним рачунима (чекирање, кредитне картице, зајмови итд.) против изјава из спољног извора, обично банке.

  • Приход: Новац који ваше предузеће зарађује продајом.

  • Трошкови: Новац који ваше предузеће троши на операције и режијске трошкове.

  • Цена робе: Новац који ваше предузеће троши да би остварило приход.

  • Профит: Оно што је ваше предузеће зарадило након што се трошкови робе и трошкови одузму од прихода. Профит није исто што и готовина у благајни.

Назад на врх

Уобичајени књиговодствени послови

Књиговодство за различите људе значи различите ствари. Неки књиговође се фокусирају искључиво на посао „писања“, који се у основи састоји од брзог састављања књига, обично у сврху припреме пореза. Други књиговође пружају услуге „потпуне наплате“ и могу чак да служе као финансијски контролор за вашу компанију.

Задаци књиговодства пуне наплате могу се поделити у четири широке категорије.

1. Унос података

Унос података укључује унос трансакција вашег предузећа у ваш књиговодствени систем. Као што је горе поменуто, велики део уноса података се сада дешава аутоматски, било путем ОЦР или банковних извора.

Ипак, унос података није само унос бројева у ваш софтвер. Правилан унос података укључује:

  • Верификација изворног документа: Ово је корак који се обично прескаче када водите књиговодство искључиво из фидова банке. У идеалном случају, желите да будете сигурни да ваш унос података не долази из фида банке, већ из изворних докумената као што су признанице или рачуни. Ово осигурава да се у ваше књиге уносе само важеће пословне трансакције. Данашњи софтвер за књиговодство вам омогућава да снимите или скенирате у изворним документима, а затим ће ОЦР технологија издвојити релевантне информације и обавити већи део уноса података уместо вас. То значи да можете одржавати верификацију изворног документа док и даље користите предности технологије вашег рачуноводственог софтвера за уштеду времена.

  • Тачна класификација трансакција: Сваки унос у ваш књиговодствени систем утиче на најмање два рачуна у контном плану вашег предузећа. Правилан унос података — или управљање подацима ако се ослањате на аутоматизацију за унос података — осигурава да се трансакције књиже на исправне рачуне. Тачна класификација трансакција вам омогућава да правите извештаје о финансијском управљању који се могу користити за доношење стратешких пословних одлука.

  • Тачна идентификација трансакција: Један од недостатака неких софтвера за књиговодство је то што вештачка интелигенција која стоји иза софтвера може да прави грешке које човек не би направио приликом уноса података. Најчешћа од ових грешака је додељивање погрешног имена примаоца трансакцији. Морате се уверити да су ваше трансакције исправно идентификоване. Ово је посебно важно за уплате које вршите продавцима којима ће на крају пореске године бити потребан образац 1099.

2. Канцеларија за управљање

Често се задаци управљања канцеларијом као што су наплата купаца, плаћање добављачима и платни списак сматрају задацима књиговодства. Иако потраживања, обавезе и платни списак утичу на ваше књиге, неким од ових задатака може управљати особа у вашој компанији, а не ваш књиговођа.  Други — попут платног списка — могу се препустити независним компанијама које су специјализоване за тај задатак.

Ако ваш књиговођа наплаћује рачуне вашим клијентима или плаћа вашим продавцима и запосленима, уверите се да имате одговарајуће провере и балансе да бисте ублажили могућност преваре.

3. Крај периода затварања

Ваше књиге треба да буду затворене на крају сваког обрачунског периода. Крај затварања периода укључује:

  • Усклађивање свих банковних рачуна, рачуна кредитних картица и кредита.

  • Усклађивање обавеза и потраживања.

  • Прављење било каквог прилагођавања дневничких уноса за унапред плаћене приходе или расходе, амортизацију или друге необичне трансакције.

  • Прегледавање тачности и потпуности финансијских извештаја.

  • Закључавање књига тако да се књиге не могу мењати након завршетка затварања периода (опционално, али веома препоручљиво).

4. Интерни извештаји менаџмента

Само рачуновођа са лиценцом за то може припремити сертификоване финансијске извештаје за зајмодавце, купце и инвеститоре. Међутим, ваш књиговођа може припремити интерне извештаје о управљању за ваше пословање.

Постоје три уобичајена интерна извештаја о управљању које ваш књиговођа може да припреми за ваше пословање:

  1. Ваш биланс је снимак ваше имовине, обавеза и капитала на одређени датум. То је рачуноводствена једначина Имовина = Обавезе + Капитал у акцији за ваше пословање.

  2. Ваш извјештај о приходима (познат и као биланс успјеха или П&Л) садржи податке о приходима и расходима вашег предузећа за одређени временски период (мјесец, квартал, година итд.). Показује да ли је ваше предузеће остварило профит или је претрпело губитак.

  3. Ваш изјава о токовима готовине усклађује биланс успеха са билансом стања и одговара на питање: „Где је отишао новац?” за предузећа по обрачунској основи.

Биланс стања и биланс успеха могу бити припремљени на готовинској или обрачунској основи (извештај о токовима готовине је увек извештај на обрачунској основи). Иако су обрачунске основе тачније, многи власници предузећа сматрају да је извештаје о готовинској основи лакше разумети.

Ваш књиговођа би такође могао да припреми друге помоћне извештаје за ваше пословање, као што су извештаји о застаревању потраживања и обавеза. Можете користити ове неревидиране финансијске извештаје и помоћне извештаје за доношење пословних одлука на основу информација у вашем књиговодственом систему, али их не треба представљати као ревидиране, оверене или званичне финансијске извештаје.

Важно је напоменути да сви зајмодавци и инвеститори не захтевају сертификоване или ревидиране финансијске извештаје. Међутим, и даље је добра идеја да замолите рачуновођу да прегледа финансијске извештаје вашег књиговође у погледу тачности и потпуности пре него што их поднесе трећој страни на разматрање. Чак и ако не тражите средства, размислите о томе да тражите од рачуновође да прегледа ваше финансијске извештаје најмање једном годишње.

» ВИШЕ: 25 најбољих апликација за мала предузећа Назад на врх

Верзија овог чланка је први пут објављена на Фундери, подружници НердВаллет-а.

Оставите Коментар

Please enter your comment!
Please enter your name here